Сметное сопровождение: ведём смету до закрытия объекта

Состав зависит от того, на каком этапе вы пришли и на чьей вы стороне — заказчика или подрядчика. В общем виде сопровождение повторяет жизнь объекта: от исходных данных до итоговой сверки.

Брать весь цикл не обязательно. Сопровождение можно подключить на один участок — например, только на ежемесячное закрытие выполнения по готовой смете.

Ошибки повторяются от объекта к объекту, и почти все они не в расчёте, а в том, что расчёт не успел за стройкой:

- Дополнительные работы без согласования. Подрядчик, который обнаружил не учтённые в документации работы и не сообщил о них заказчику, лишается права требовать их оплаты — так говорит статья 743 ГК РФ. Исключение одно: если докажет, что действовать нужно было немедленно. Работа сделана, а платить за неё никто не обязан.
- Акт расходится со сметой. В КС-2 попала позиция, которой нет в смете договора, или объём больше сметного. Акт возвращают, оплата уезжает на следующий месяц.
- Замена материала без пересчёта. Прораб поставил аналог, а в акте осталась сметная позиция. Для заказчика это переплата, для подрядчика — претензия на проверке.
- Не оформлены скрытые работы. Без актов освидетельствования скрытых работ то, что уже закрыто следующим слоем, приходится доказывать — вплоть до вскрытия конструкций.
- Индексы не того квартала. Если договор предусматривает пересчёт стоимости, его делают каждый квартал. Пропустили — акт за прошлый период уже подписан по старым ценам.

- Накопленная разница. Небольшие расхождения в каждом акте к концу объекта складываются в сумму, которая всплывает только на итоговой сверке. Разбираться в ней тогда уже поздно.

Что можно поменять в смете после подписания договора, зависит от того, коммерческий это договор или государственный контракт.

По коммерческому договору всё решает статья 709 ГК РФ и то, какая в договоре смета — твёрдая или приблизительная. Если в договоре не сказано иное, цена считается твёрдой.

Твёрдую цену подрядчик увеличить не вправе, даже если объём или расходы оказались больше, чем он рассчитывал. Исключение — существенный рост стоимости материалов и оборудования, который нельзя было предвидеть: тогда подрядчик может потребовать увеличения цены, а при отказе — расторжения договора. Если смета приблизительная и расходы её заметно превышают, подрядчик обязан вовремя предупредить заказчика. Не предупредил — выполняет работу за цену из договора.

Заказчик, в свою очередь, вправе вносить изменения в проект, если дополнительные работы стоят не больше десяти процентов сметной стоимости строительства и не меняют характер работ (статья 744 ГК РФ). Изменения крупнее оформляются дополнительной сметой.

По госконтракту свободы меньше. Закон № 44-ФЗ позволяет по предложению заказчика увеличить или уменьшить объём работ не более чем на десять процентов с пропорциональным изменением цены. Для контрактов на строительство сроком от года и дороже порога, установленного правительством, есть отдельное основание — независящие от сторон обстоятельства. Но и там изменение цены ограничено тридцатью процентами и идёт через отдельную процедуру.

Смета контракта составляется и меняется по приказу Минстроя России от 23.12.2019 № 841/пр — подробнее на странице смета контракта.

Отсюда главное правило сопровождения: изменение нужно посчитать не просто правильно, а вовремя — до того, как работы выполнены, и в том виде, который примет заказчик или контролёр.

Закрыть сметную работу можно тремя способами, и у каждого своя цена.

Сметчик в штате. Всегда под рукой и знает все объекты компании. Но кроме зарплаты с налогами это лицензия сметной программы, нормативные базы с регулярными обновлениями и обучение. Один человек — это одна программа, одна база и пустое место на время отпуска или больничного. Штатный сметчик оправдан, когда объектов много и они идут без перерыва. Расчёт по статьям расходов — в материале сколько стоит содержание сметного отдела.

Разовые заказы. Платите только за смету. Но каждый раз исполнитель заново разбирается в объекте, а после сдачи сметы её никто не ведёт: изменения, акты и пересчёты остаются на вас.

Сопровождение на аутсорсе. За объектом или за организацией закреплён сметчик, который ведёт смету от начала до конца. Программы, базы и замена на время отпуска — наша забота. Вы оплачиваете объём работы, а не ставку.

Если у вас один небольшой объект в год, сопровождение не нужно — хватит разовой сметы. Оно окупается там, где объектов несколько или объект длинный, с ежемесячным закрытием выполнения.

Работаем в двух форматах. Первый — сопровождение одного объекта: от сметы или от текущего состояния стройки до итоговой сверки. Второй — годовой рамочный договор, или абонентское обслуживание: мы берём на себя сметную документацию по всем проектам организации.

В обоих случаях за вами закрепляется конкретный сметчик. Он знает ваши объекты, вашего заказчика и его требования к актам, поэтому каждая следующая задача идёт быстрее предыдущей.

Что ещё важно знать:

- Объём работы оцениваем бесплатно. Цена зависит от трудозатрат сметчика.
- Замечания к нашей работе исправляем без доплаты и защищаем стоимость перед экспертизой и проверяющими.
- Документацию храним в архиве три года. Если проект возобновится, корректируем готовое, а не считаем заново.
- Закрывающие документы передаём по ЭДО, электронной почте или почтой России.

Сметное агентство Sidoroff работает с 2009 года. За это время мы составили больше 70 тысяч смет для юридических лиц, в том числе для таких объектов, как аэропорт Рощино в Тюмени. Работаем в ГРАНД-Смете, WinРИК и Смета.ру и считаем по нормативным базам всех регионов России — базисно-индексным или ресурсно-индексным методом, в зависимости от требований к объекту.

Смежные услуги: формы КС-2 и КС-3, закрытие выполненных работ, проверка сметной документации, смета для тендера. Ориентиры по ценам — на странице стоимость сметы.

Чем полнее исходные данные, тем быстрее сметчик войдёт в объект:

- проект или рабочая документация; если проекта нет — ведомость объёмов работ или дефектная ведомость;
- договор или контракт с приложениями и сметой, если он уже заключён;
- график производства работ и отчётный период — как часто сдаются акты;
- регион объекта и источник финансирования — от них зависят база и метод расчёта;
- требования заказчика к формату актов и сметных файлов;
- контакт прораба или инженера, который подтверждает фактические объёмы.

Если объект уже идёт, добавьте подписанные КС-2 и КС-3. С них начинается сверка: что выполнено, что закрыто и что осталось по смете.

Чем сметное сопровождение отличается от заказа сметы?
Разовая смета заканчивается сдачей документа. Сопровождение продолжается, пока идёт объект: изменения проекта, дополнительные работы, пересчёт по индексам, ежемесячные КС-2 и КС-3 и итоговая сверка. Всё это ведёт один сметчик, который знает объект с начала.

Можно подключить сопровождение, когда объект уже строится?
Да. Начинаем со сверки: что выполнено и закрыто актами, что осталось по смете, какие изменения не оформлены. На такой сверке часто находятся работы, которые выполнены, но так и не попали в акты.

Сколько стоит сметное сопровождение?
Зависит от объёма: сколько объектов, как часто сдаются акты, нужно ли сопровождать экспертизу. Оцениваем бесплатно по исходным данным, цена считается от трудозатрат сметчика. Для постоянной работы удобнее годовой договор на все проекты организации.

Можно ли по госконтракту оплатить работы сверх сметы?
Только по основаниям статьи 95 закона № 44-ФЗ. По предложению заказчика объём можно увеличить не более чем на десять процентов с пропорциональным изменением цены. Работы сверх контракта без дополнительного соглашения оплатить не получится, поэтому изменения считают до выполнения работ.

Работаете с объектами в других регионах?
Да, по всей России. У нас есть нормативные базы всех субъектов РФ, объект считаем в расценках того региона, где он стоит. Фактические объёмы подтверждает ваш прораб или технадзор, документы передаём по ЭДО.

Нужно ли сопровождение, если у нас есть свой сметчик?
Часто да — как подстраховка: на пиковую нагрузку, на время отпуска, на объект в другом регионе или в программе, которой у вашего сметчика нет. Мы работаем в ГРАНД-Смете, WinРИК и Смета.ру и отдаём файлы в нужном формате.

Обязательно ли оформлять выполнение по формам КС-2 и КС-3?

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100. С 2013 года коммерческие организации вправе утвердить свою форму акта, но большинство заказчиков работают именно с КС-2 и КС-3. По контрактам, заключённым на электронных торгах по 44-ФЗ, документ о приёмке формируется в ЕИС.